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Utiliser un Artefact dans un Process
Vous avez un Artefact (des templates et leurs questions) et un Process (un flux d’étapes). Il reste à les relier : une étape du process va faire générer le document par la personne qui l’exécute, qui répond d’abord aux questions de l’artefact.
Le principe
Le raccordement se fait en deux temps : vous préparez l’étape une fois, dans le process ; la personne assignée génère ensuite le document, à chaque instance de process.
Pendant la conception
Dans l’étape du process (Document, Email, Meeting, Task), vous ajoutez une pièce jointe Generate document, vous choisissez le template d’un Artefact et son usage : pièce jointe, ou corps de l’email, de la réunion ou de la tâche.
Pendant l’exécution
L’assigné clique sur Generate, répond au questionnaire de l’artefact : ses réponses (et les variables de l’instance de process) remplissent les placeholders du modèle. Il enregistre ensuite la tâche.
1. Dans le process : préparer l’étape Document
- Ouvrez votre process
Onglet Processes › crayon Edit de la ligne du process.
- Ajoutez (ou ouvrez) une étape Document
Glissez l’étape Document sur la grille, ou double-cliquez sur celle qui existe. Dans Properties, nommez-la et choisissez les personnes assignées (Assigned to).
- Allez dans l’onglet Attachments
Cliquez sur Add attachment puis Generate document. Une carte « Generated from a template » apparaît.
- Choisissez l’usage
Si l’étape a un corps (email, réunion, tâche), la liste Use the document as propose An attachment ou The body of the email (de la réunion, de la tâche). Un document de l’étape Document est toujours une pièce jointe.
- Choisissez l’Artefact
Dans le champ Artifact, sélectionnez l’Artefact qui va remplir le document. C’est lui qui pose les questions à l’exécution.
- Choisissez un template de cet Artefact
Le champ Template of the Artifact s’active et ne propose que les templates de l’Artefact choisi. Un Artefact peut en avoir plusieurs (un contrat Word, un résumé HTML…) : pour générer plusieurs documents avec le même Artefact, ajoutez une pièce jointe Generate document par template. Pour un corps, seuls les modèles .html, .htm et .txt sont proposés. Le champ File name reprend le nom du modèle : saisissez le vôtre pour nommer autrement le fichier généré (l’extension du modèle est ajoutée si vous l’oubliez). Pour un corps, il n’y a pas de fichier, donc pas de nom. Si vous changez d’Artefact, le template choisi est oublié.
- Enregistrez et publiez
Cliquez sur Save dans le panneau, puis sur Publish dans la barre du haut.
Document — Documents handled by this step
Document — Documents handled by this step
Document — Documents handled by this step
Une étape peut avoir plusieurs pièces jointes : répétez Add attachment pour générer plusieurs documents, ou en mélanger avec des fichiers fixes.
2. Dans l’instance de process : générer le document
Une fois le process publié et une instance de process lancée, l’étape Document devient une tâche pour la personne assignée.
- Ouvrez la tâche
Depuis la page Mes tâches, cliquez sur la ligne de la tâche (You should prepare the document). La tâche s’ouvre.
- Cliquez sur Generate
Dans une tâche Document, le bouton Generate est dans la barre d’outils (un menu propose chaque document s’il y en a plusieurs). Dans une tâche Email, Meeting ou Task, sélectionnez la ligne du document dans les pièces jointes puis cliquez sur Generate ; pour un corps, le bouton Generate body est dans la barre d’outils.
- Répondez au questionnaire
Un panneau s’ouvre avec les questions de l’artefact : texte, nombre, date, liste de choix… Les questions qui dépendent d’une réponse apparaissent quand vous l’avez donnée. Le bouton Generate du panneau reste grisé tant qu’une question obligatoire (marquée d’une étoile) n’a pas de réponse.
- Générez, puis enregistrez
Le fichier généré porte le nom affiché dans la colonne File name de la pièce jointe : vous pouvez le modifier avant de cliquer, même sans avoir enregistré la tâche. Cliquez sur Generate : les placeholders
{{Nom}}du modèle sont remplacés par vos réponses et par les variables de l’instance de process. Le message Document generated (ou Body generated : le texte est alors écrit dans le corps) confirme. Cliquez sur Save pour garder le résultat dans la tâche.
My tasks
3 assigned to you, sorted by due dateGenerate Contrat de travail
Entre la société ProcNest et Marie Dupont,
engagée en CDI à compter du 3 novembre.
3. Réutiliser le document dans une autre tâche
Un document généré (ou déposé) dans une tâche peut servir aux tâches suivantes : l’email qui l’envoie, la réunion qui le présente, une autre tâche qui le complète.
- Générez et enregistrez
Dans la tâche qui produit le document, cliquez sur Generate puis Save. Tant que la tâche n’est pas enregistrée, les autres tâches ne voient pas le document.
- Ouvrez la tâche qui l’utilise
Par exemple la tâche Email. Dans la liste des pièces jointes, cliquez sur Add attachment puis Use document.
- Choisissez les documents
La fenêtre Use a document liste les documents des autres tâches de l’instance de process, avec le nom de la tâche qui les a produits. Cochez les documents à utiliser, un par un, ou cochez le nom de la tâche pour reprendre d’un coup tous ses documents (pratique quand une tâche Document contient plusieurs fichiers), puis cliquez sur Use N documents et sur Save. Chaque fichier coché est joint à la tâche.
Quand l’email est envoyé avec Send, ses pièces jointes (documents générés, fichiers déposés ou documents utilisés) partent avec lui.
Dans une réunion, les pièces jointes restent consultables dans ProcNest : elles ne sont pas ajoutées à l’invitation envoyée par Office 365.
Autres façons d’ajouter un document à une étape
Le menu Add attachment propose trois options dans le process :
| Option | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Generate document | Le document dépend des variables de l’instance de process : il est produit à partir d’un template. |
| Upload new attachment | Le fichier est identique pour tout le monde (charte, règlement…). Vous pouvez glisser-déposer plusieurs fichiers. |
| Upload later | Un fichier doit être fourni par la personne assignée (par exemple un contrat signé). Indiquez le nom attendu dans File name. |
Dans une instance de process en cours, le menu Add attachment de la tâche propose Upload file et Use document (voir ci-dessus). Pour un document généré, une pastille jaune Not generated la signale tant qu’elle n’est pas générée, puis elle devient verte Generated ; un fichier téléversé porte une pastille verte Uploaded. Un document repris d’une autre tâche avec Use document suit le document d’origine : Generated ou Uploaded en vert quand il a son fichier, Not generated en jaune sinon. Pour générer, sélectionnez sa ligne puis cliquez sur Generate dans la barre des pièces jointes.
Liste de contrôle avant de publier
- L’artefact a au moins un template, chaque
{{placeholder}}correspond à une variable (voir les variables d’un artefact) et ses questions sont publiées. - L’étape Document a une personne dans Assigned to.
- Le template choisi est le bon, avec un nom de fichier explicite.
- Le process est publié (pas seulement enregistré en brouillon).