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Lancer une instance de process

Une instance de process est le process mis en action pour un cas réel : une arrivée, un achat, un incident… Elle reprend les étapes du process, mais avec de vraies personnes et de vraies dates.

Process ou instance de process ?

1. Lancer l’instance de process

1. Cliquez sur New process instance

   Dans l’onglet Process instances. Le panneau Create New Process instance s’ouvre.

2. Details

   Saisissez le Process instance name (obligatoire) et une Description avec l’éditeur de texte (gras, listes, liens…).

3. Process

   Choisissez le process à suivre. Seuls les process publiés sont proposés, avec leur numéro de version. Ses participants et ses variables sont chargés automatiquement.

4. Start

   Choisissez la date et l’heure de début. Si elles sont dans le passé, un avertissement vous prévient : les premières tâches seront alors dues immédiatement.

5. Participants

   Pour chaque participant prévu par le process (par exemple « le manager »), choisissez la personne (ou le groupe). Un compteur « x / y assigned » indique où vous en êtes.

6. Variables (facultatif)

   Un bloc repliable Variables liste les informations du process que vous pouvez ajuster pour ce cas précis (celles dont l’option Override est cochée).

7. Create process instance

   Cliquez sur ce bouton : l’instance de process est créée et chaque personne reçoit ses tâches.

2. Suivre l’instance de process

Dans l’onglet Process instances, trois pastilles filtrent vos instances de process par statut, avec leur nombre : New, In progress et Archived. Cliquez sur une instance de process (ou sur son crayon Edit) pour l’ouvrir.

• À gauche : l’arbre des tâches (Overview puis chaque étape). Une icône signale celles dont la relecture est demandée.
• Au centre : la tâche sélectionnée (email, réunion, document, jalon, tâche libre). La barre d’outils reste visible quand vous faites défiler, avec le bouton Save.
• À droite : les informations de la tâche — Risk assessment, Details (statut, dates proposées, effort, rappel) et Collaborators (assignés, relecteurs, validateurs, signataires).

Sur une fenêtre étroite (tablette ou téléphone), l’arbre des tâches et les informations de la tâche ne sont plus à côté de la tâche : utilisez les boutons Tasks et Task details en haut à droite de la barre de titre de l’instance de process pour les ouvrir en panneaux au-dessus de la tâche ; choisir une tâche ferme le panneau de l’arbre.

3. Faire relire une tâche

Les tâches de type email, réunion ou document disposent d’un menu Review :

• Ask for a review : possible si la tâche a au moins un relecteur et qu’aucune relecture n’est déjà en attente.
• Accept / Reject : réservés aux relecteurs de la tâche, tant qu’une relecture est en attente. Vous pouvez joindre un commentaire à votre décision.
• L’état (Review pending / accepted / rejected) s’affiche dans Details, avec le nom du relecteur et la date.

Les statuts

Le statut de l’instance de process s’affiche devant son nom ; celui d’une tâche apparaît dans ses Details.

Consulter les détails

Pour savoir qui a lancé une instance de process, quand, où elle en est et de quel Process elle vient, cliquez sur l’icône View details (le « i ») de sa ligne dans la page Process instances. Un panneau s’ouvre à droite, sans quitter la liste :

• Le statut de l’instance de process, en haut du panneau.
• Overview : qui l’a lancée (nom et email), la date de création, la date de début, la dernière modification et le nombre de tâches.
• Associated process : le Process d’origine et sa version, avec un bouton Open process.

Le bouton Open process instance ouvre l’instance de process ; Close, la croix ou la touche Échap referment le panneau. L’icône crayon (Edit) ouvre directement l’instance de process, sans afficher le panneau.

Supprimer une instance de process

Une instance de process lancée par erreur, ou devenue inutile, se supprime depuis la page Process instances (icône poubelle Delete de sa ligne) ou depuis sa propre page (bouton Remove en haut de la colonne de détails (sur une fenêtre étroite, dans le panneau Task details)). Confirmez, et l’instance de process disparaît.

• Seule la personne qui a lancé l’instance de process (son propriétaire) peut la supprimer.
• Toutes ses tâches disparaissent aussi, y compris des pages Mes tâches et Activity des personnes à qui elles étaient assignées.
• Une fois ses instances de process supprimées, le Process dont elles viennent peut lui-même être supprimé.

Permissions

Pour lancer une instance de process (New process instance), il faut Start process instances et aussi View processes, car le formulaire liste les process publiés. Supprimer une instance de process demande Delete process instances et d’être la personne qui l’a lancée. Le rôle Viewer permet seulement de consulter les instances de process.