Documentation › Créer un Artefact

Créer un Artefact : vos documents générés automatiquement

Un Artefact pose quelques questions à l’utilisateur, puis remplit automatiquement vos modèles (contrat, courrier, présentation…) avec les réponses. Vous le créez une fois ; chaque génération ne prend ensuite que quelques secondes.

À quoi sert un Artefact ?

Imaginez un contrat de travail : seuls le nom, la date et le poste changent d’un salarié à l’autre. Plutôt que de recopier le document à la main, vous décrivez une fois les questions à poser et l’emplacement des réponses dans le document. Le reste est automatique.

1. Préparer votre modèle (template)

Ouvrez votre document habituel et remplacez chaque information variable par un placeholder : un mot entouré de doubles accolades.

• Exemple : {{Nom}}, {{DateArrivee}}, {{Poste}}.
• Le nom du placeholder utilise uniquement des lettres sans accent, des chiffres et le caractère _ (pas d’espace) : écrivez {{DateArrivee}}, pas {{Date d’arrivée}}.
• Le placeholder peut apparaître plusieurs fois, dans le corps, un en-tête ou une diapositive : chaque occurrence est remplacée.
• Formats acceptés au téléversement : .docx, .xlsx, .pptx, .pdf, .html, .htm et .txt. Les placeholders sont remplis dans tous ces formats sauf le .pdf, repris tel quel (voir Formats des modèles).

2. Créer l’Artefact

1. Ouvrez l’onglet Artifacts

   Dans la barre du haut, cliquez sur Artifacts. Vous voyez la liste de vos artefacts et un champ de recherche.

2. Cliquez sur New artifact

   Un panneau Create New Artifact s’ouvre à droite.

3. Renseignez le panneau

   Artifact name (obligatoire) : un nom parlant, par exemple « Contrat de travail ».

   Contributors : les personnes qui pourront travailler sur cet Artefact.

   Upload one or more templates : choisissez vos fichiers. Saisissez d’abord le nom de l’artefact : le bouton reste grisé tant qu’il est vide. Vous pouvez retirer un template avec l’icône corbeille.

4. Cliquez sur Save

   L’Artefact apparaît dans la liste. Un badge d’avertissement No template s’affiche s’il n’a aucun modèle.

3. Construire l’éditeur de l’artefact

Cliquez sur le crayon de la ligne de l’artefact (Edit) : l’éditeur de documents (Document editor) s’ouvre. Vous y assemblez, comme un schéma, les questions puis le texte à produire. Les blocs disponibles dans la colonne de gauche :

Déclarer vos variables

Ouvrez le bloc Start (Editor Configuration) : la section Variables liste les variables de l’artefact. Pour chacune, indiquez son nom (celui du placeholder), son type et éventuellement une valeur par défaut. La case Override permet de la modifier au lancement. La section Users and groups liste les personnes et groupes que vous pourrez choisir ensuite.

Régler un bloc

Double-cliquez sur un bloc pour ouvrir son panneau. Dans la zone Appearance, vous pouvez changer ses couleurs ; elles n’ont aucun effet sur le résultat, seulement sur la lisibilité de votre schéma. Cliquez sur Save pour valider le panneau — sinon un message signale les changements non enregistrés.

Les variables d’un artefact : locales, du process, globales

Chaque placeholder {{Nom}} du modèle correspond à une variable de l’artefact (définie dans Start). Le Scope de la variable dit d’où vient sa valeur :

Au moment de remplir le document, ProcNest choisit la valeur dans cet ordre : 1. la réponse donnée au questionnaire ; 2. pour une variable Process, la valeur de l’instance de process ; 3. la valeur définie dans l’artefact (variable locale ou globale) ; 4. une variable de l’instance de process que l’artefact ne déclare pas, si son nom correspond à un placeholder.

Formats des modèles et usages

4. Enregistrer et publier

La barre du haut propose deux boutons :

Consulter les détails

Pour savoir qui a créé un Artefact, quand, quelles versions existent et quels templates il remplit, cliquez sur l’icône View details (le « i ») de sa ligne dans la page Artifacts. Un panneau s’ouvre à droite, sans quitter la liste :

• Overview : le créateur (nom et email), la date de création, la dernière modification et la dernière version.
• Version history : toutes les versions, de la plus récente à la plus ancienne, avec leur date (Draft, Published, Latest).
• Templates : les fichiers modèles de l’Artefact, avec l’icône de leur format.

Le bouton Open artifact ouvre l’éditeur ; Close, la croix ou la touche Échap referment le panneau. L’icône crayon (Edit) ouvre directement l’éditeur, sans afficher le panneau.

5. Supprimer un Artefact

Un Artefact devenu inutile se supprime depuis la page Artifacts : cliquez sur l’icône poubelle (Delete) de sa ligne, ou ouvrez-le dans l’éditeur puis choisissez More → Delete artifact. Confirmez, et l’Artefact quitte la liste avec ses templates.

• Seul le propriétaire de l’Artefact, ou l’un de ses contributeurs, peut le supprimer.
• Tant qu’une étape d’un process génère des documents à partir de ses templates, la suppression est refusée : retirez d’abord cette pièce jointe de l’étape, ou supprimez le process.

En cas de souci

Permissions

Les Artefacts ont leurs propres permissions, distinctes de celles des process :

• Create artifacts : créer un Artefact et téléverser des modèles (c’est elle qui fait apparaître New artifact) ;
• Edit artifacts : enregistrer, publier et modifier les modèles d’un Artefact ;
• Delete artifacts : supprimer un Artefact ;
• View artifacts : le consulter (le rôle Viewer peut le faire).

Modifier ou supprimer un Artefact demande en plus d’en être le propriétaire ou un contributeur (sauf avec Manage all processes and artifacts). Une personne qui n’a que les permissions des process ne peut donc pas modifier un Artefact, même comme contributeur, et inversement : ProcNest répond « You do not have permission to do this. ». Le rôle User a les quatre permissions des Artefacts.