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Personas : assigner une étape à un rôle de l'organisation
Un persona est un rôle de votre organisation : le DSI, la DRH, le responsable de l'équipe API… Vous dites qui le tient une seule fois ; ensuite, vos process assignent des étapes au persona, et non à une personne précise.
À quoi ça sert
- Quand le DSI change, vous changez la personne à un seul endroit : les process n'ont rien à modifier.
- Tout le monde peut consulter la page Personas. Seules les personnes qui en ont le droit créent, modifient (y compris pour dire qui tient le persona) ou suppriment un persona.
Les définir
- Ouvrez le menu Settings, puis Personas.
- Cliquez sur New persona, donnez un nom unique et une description, puis choisissez la personne dans Played by (ou laissez vide : personne ne tient le persona pour l'instant).
- Les boutons Played by somebody et Played by nobody filtrent la liste ; la recherche porte sur le nom.
Les utiliser dans un process
Dans le bloc de départ d'un process, onglet Users and groups, ajoutez un participant avec la portée Persona, puis choisissez le persona. La carte dit qui le tient aujourd'hui, ou que personne ne le tient, ou que le persona n'existe plus. Le participant se choisit ensuite comme n'importe quel autre pour assigner des étapes.
Au lancement d'une instance
- Personne n'est à choisir pour un persona : l'instance de process prend la personne qui le tient à ce moment-là.
- Si personne ne tient le persona, l'instance ne peut pas démarrer : demandez à un administrateur d'assigner quelqu'un. Il en va de même si le persona a été supprimé.
- Changer plus tard la personne ne modifie pas les instances déjà lancées.
Qui peut faire quoi
- Consulter : View personas, donné par défaut à tous les rôles.
- Créer, modifier, supprimer : Create personas, Edit personas et Delete personas, réservés par défaut aux administrateurs. Utilisateurs et rôles explique comment les donner.