Documentation › Créer un Process
Créer un Process : le plan type de votre travail
Un Process est le plan type d’un travail qui se répète : quelles étapes, dans quel ordre, confiées à qui, avec quels délais. Vous le dessinez comme un schéma, puis chaque lancement en fait une instance de process concrète.
Dans le process, vous dessinez des étapes ; une fois une instance de process lancée, chaque étape devient une tâche confiée à une personne.
À quoi sert un Process ?
Les types d’étapes à votre disposition dans l’éditeur :
| Étape | Elle représente… |
|---|---|
| Phase | Un regroupement d’étapes, avec une durée recommandée et, si besoin, un nombre de répétitions (« Group steps and repeat them »). |
| Un email à envoyer : destinataires (To, CC, BCC), objet et corps du message. | |
| Meeting | Une réunion : invités obligatoires et facultatifs (Required attendees, Optional attendees), objet et message d’invitation. |
| Document | Un ou plusieurs documents à produire ou à fournir (voir la page Utiliser un Artefact dans un Process). |
| Task | Une tâche libre réalisée par la personne assignée. |
| Azure DevOps | Crée un élément de travail (élément du backlog, bug, tâche…) dans Azure DevOps. Comment ça marche. |
| Milestone | Un point clé du process. |
| Condition | Un embranchement : le chemin dépend de conditions. |
| Wait | Une attente : pendant un délai (mois, jours, heures, minutes) ou jusqu’à un moment précis (lundi prochain, un jour du mois prochain, une date). |
| Join Bar | Réunit plusieurs chemins en un seul. |
| End | La fin du process. |
1. Créer le Process
- Ouvrez l’onglet Processes
Cliquez sur Processes dans la barre du haut.
- Cliquez sur New process
Le panneau Create New Process s’ouvre.
- Nommez-le
Saisissez le Process name (obligatoire) et, si besoin, les Contributors qui pourront le modifier.
- Cliquez sur Save
Le process apparaît dans la liste. Utilisez le crayon Edit pour ouvrir l’éditeur.
2. Dessiner le flux
- Déclarez les personnes et les variables (bloc Start)
Double-cliquez sur Start (Editor Configuration) : vous y trouvez une Description (ce que fait le process, visible par ceux qui le lancent), la liste des Variables (les informations du process) et Users and groups (les personnes et groupes parmi lesquels vous choisirez les responsables). Un groupe peut aussi avoir des participants (With participants) : des places à tenir, remplies au lancement par de vraies personnes.
- Ajoutez les étapes
Glissez Email, Meeting, Document, Task, Milestone ou Phase depuis la colonne de gauche vers la grille.
- Reliez-les
Tirez un lien depuis la poignée d’une étape vers la suivante. Utilisez Condition pour créer des chemins alternatifs et Join Bar pour les réunir.
- Terminez par End
Placez une étape End à la fin de chaque chemin pour marquer la fin du process.
Processes
Design the processes your process instances are built fromCreate New Process
Processes
Design the processes your process instances are built fromEmail — Send an email when this step runs
3. Régler une étape
Double-cliquez sur une étape : son panneau s’ouvre. Selon le type, vous y trouvez des onglets :
| Onglet | Ce que vous y réglez |
|---|---|
| Properties | Le nom (Title), l’option Required (étape obligatoire), les personnes assignées (Assigned to), la description, l’effort estimé et le rappel avant l’échéance. |
| Attachments | Les fichiers de l’étape : à téléverser, à fournir plus tard, ou générés depuis un modèle. |
| Outcomes | Les informations à renseigner quand l’étape est terminée. Elles sont obligatoires si l’étape est Required. |
| Reviewers | Les personnes qui relisent le résultat de l’étape avant qu’elle soit considérée comme terminée. |
| Signers / Validators | Les personnes qui signent les documents d’une étape Document (Signers), ou qui confirment qu’un jalon est atteint (Validators, étape Milestone). |
| Appearance | Les couleurs de l’étape dans le schéma (simple confort visuel). |
Une étape Required doit être menée à son terme : on ne peut la passer à « Done » que si tous ses Outcomes sont renseignés.
Attendre jusqu’à lundi, au mois prochain ou à une date
Dans le panneau d’une étape Wait, la liste Wait choisit ce que le process attend :
| Choix | Le process continue… |
|---|---|
| For a delay | après la durée saisie (Minutes, Hours, Days, Months, Years). |
| Until next weekday | le prochain lundi, mardi… choisi dans Weekday. Si nous sommes déjà ce jour-là, le process attend la semaine suivante. |
| Until a day of next month | le jour choisi dans Day of next month (1 pour « début du mois prochain »). Dans un mois plus court, il continue le dernier jour du mois. |
| Until a date | à la Date choisie, ou à la date contenue dans une variable de type Date (bouton Linked variable). Une date déjà passée ne fait pas attendre le process. |
Pour les trois derniers choix, Time of the day fixe l’heure de reprise (09:00 par défaut). Les étapes qui suivent l’attente démarrent à ce moment-là. Une date est obligatoire pour Until a date : sans elle, l’enregistrement est refusé.
4. Enregistrer et publier
- Save draft
Enregistre une version mineure (brouillon) : utile pour poursuivre plus tard. Une fenêtre demande d’abord de confirmer.
- Publish
Publie une version majeure. Une fenêtre demande d’abord de confirmer. C’est elle que l’on pourra choisir quand on lancera une instance de process.
Seuls les process publiés sont proposés au moment de lancer une instance de process. Si le vôtre est introuvable, vérifiez qu’il a bien été publié.
Consulter les détails
Pour savoir qui a créé un Process, quand, et combien de versions existent, cliquez sur l’icône View details (le « i ») de sa ligne dans la page Processes. Un panneau s’ouvre à droite, sans quitter la liste :
- Overview : le créateur (nom et email), la date de création, la dernière modification, la dernière version et le nombre d’instances de process lancées à partir du Process.
- Version history : toutes les versions, de la plus récente à la plus ancienne, avec leur date. Un brouillon est signalé Draft, une version publiée Published, et la plus récente Latest.
Le bouton Open process ouvre l’éditeur ; Close, la croix ou la touche Échap referment le panneau. L’icône crayon (Edit) ouvre directement l’éditeur, sans afficher le panneau.
5. Supprimer un Process
Un Process devenu inutile se supprime depuis la page Processes : cliquez sur l’icône poubelle (Delete) de sa ligne, ou ouvrez-le dans l’éditeur puis choisissez More → Delete process. Confirmez, et le Process disparaît de la liste.
- Seul le propriétaire du Process, ou l’un de ses contributeurs, peut le supprimer.
- Tant que des instances de process ont été lancées à partir de lui, la suppression est refusée : supprimez d’abord ces instances de process.
Un Process supprimé ne peut plus être choisi pour lancer une instance de process.
Bonnes pratiques
- Nommez par le résultat : « Envoyer l’offre » plutôt que « Étape 3 ».
- Une étape = un responsable : renseignez toujours « Assigned to » pour que la tâche arrive dans la page Mes tâches de la bonne personne.
- Fixez des durées réalistes (effort, durée de phase) : elles alimentent les échéances que vous verrez ensuite.
- Gardez le schéma lisible : utilisez les couleurs de l’onglet Appearance pour distinguer les services.
- Publiez par petites versions : testez avec une première instance de process, puis améliorez.
Permissions
Ce que vous pouvez faire sur un Process dépend de vos rôles. Il faut Create processes pour voir le bouton New process. Pour modifier un Process (Save draft, Publish) ou le supprimer, il faut Edit processes ou Delete processes et en être le propriétaire ou un contributeur (sauf avec Manage all processes and artifacts). Sans cela, le crayon, la corbeille, Save draft et Publish sont masqués. Avec le rôle Viewer, on ne peut que consulter.
Les droits sur les process sont distincts de ceux sur les Artefacts : être contributeur d’un Artefact ne permet pas de modifier un process.
Tout sur les rôles et les permissions : Utilisateurs et rôles.