Documentation › Utilisateurs et rôles
Utilisateurs et rôles : qui peut faire quoi
Dans ProcNest, ce que vous voyez et ce que vous pouvez faire dépend de vos rôles. Chaque rôle est un ensemble de permissions. Les administrateurs de votre organisation donnent les rôles sur la page Users and roles.
Se connecter : où arrive-t-on ?
Sur la page de connexion de ProcNest, saisissez votre adresse email : ProcNest vous envoie au bon endroit.
- Adresse personnelle (Outlook, Hotmail, Gmail, iCloud…) : vous arrivez dans l’espace default, où vous créez une équipe ou rejoignez celle qui vous a invité par email.
- Adresse professionnelle dont le domaine appartient à une organisation : vous arrivez dans cette organisation (un choix vous est proposé s’il y en a plusieurs).
- Adresse professionnelle sans organisation : cliquez sur Créer mon organisation pour démarrer un essai, ou saisissez l’identifiant de votre organisation si vous en avez déjà une.
La toute première personne qui se connecte à une nouvelle plateforme devient son administratrice : elle peut ensuite donner des rôles aux autres (voir plus bas).
Rôles et permissions
- Une permission est une chose précise que l’on a le droit de faire, par exemple Edit processes ou View my tasks.
- Un rôle est un ensemble de permissions, avec un nom : Administrator, User, Viewer… ou un rôle créé par votre organisation.
- Une personne a un ou plusieurs rôles et cumule leurs permissions.
- ProcNest ne montre et n’autorise que ce que vos rôles permettent : un bouton ou un menu que vous ne pouvez pas utiliser est simplement masqué.
Le mot « rôle » a trois sens dans ProcNest. Ici, il s’agit des droits d’une personne dans l’application. Il ne faut pas le confondre avec le rôle dans une étape (Assigned, Reviewer, Signer…) ni avec le statut Member / Admin dans une équipe.
Les trois rôles fournis
Chaque organisation dispose de trois rôles Built-in (« intégrés »). Ils ne peuvent être ni renommés ni supprimés.
| Rôle | À quoi il sert |
|---|---|
| Administrator | Gère l’organisation : il a toutes les permissions, y compris celles de la page Users and roles. Ce rôle est verrouillé : on ne peut pas le modifier. |
| User Default | Le rôle donné à tout nouvel utilisateur. Il permet de travailler : consulter, créer, modifier et supprimer des process et des Artefacts (dans les limites décrites plus bas), lancer des instances de process et traiter ses tâches. Il ne donne aucun accès à l’administration. |
| Viewer | Le rôle « lecture seule » : il permet de consulter les process et les Artefacts, les instances de process, My tasks et Activity, sans rien modifier. |
Les permissions de User et de Viewer peuvent être ajustées par les personnes qui gèrent les rôles ; celles d’Administrator ne changent jamais.
Le premier administrateur de votre organisation est désigné par l’administrateur de la plateforme ProcNest. Si personne n’a encore le rôle Administrator, demandez-le-lui ; cette personne pourra ensuite donner le rôle à d’autres.
1. Donner un rôle à une personne
La page Users and roles n’est visible que si vous avez au moins une des permissions View users, Manage users, View roles ou Manage roles.
My tasks
3 assigned to you, sorted by due dateUsers and roles
Choose who can do what in this workspaceUsers and roles
Choose who can do what in this workspaceRoles of Marie Dupont
Users and roles
Choose who can do what in this workspaceUsers and roles
Choose who can do what in this workspaceNew role
- Ouvrez la page
Cliquez sur l’engrenage Settings en haut à droite, puis sur Users and roles (l’adresse se termine par
/administration). - Retrouvez la personne
Dans l’onglet Users, tapez un nom ou un e-mail dans Search users by name or e-mail. Le tableau affiche User, E-mail, Roles et Last access (Never si la personne ne s’est jamais connectée).
- Cliquez sur Edit roles
Ce bouton demande la permission Manage users. Une fenêtre Roles of suivie du nom de la personne s’ouvre, avec une case par rôle.
- Cochez et enregistrez
Cochez les rôles voulus, puis cliquez sur Save. Le message Roles saved confirme l’enregistrement. Les droits s’appliquent aussitôt ; si la personne est déjà connectée, elle n’a qu’à recharger ProcNest pour voir ses menus à jour.
Une organisation garde toujours au moins un Administrator : si vous retirez le rôle au dernier administrateur, le changement est refusé. Les groupes de l’annuaire de votre entreprise auxquels la personne appartient ne sont pas touchés par ce réglage.
Si la liste est vide, No user found s’affiche (les personnes apparaissent à leur première connexion) ; si la recherche ne trouve rien, No user matches your search.
2. Créer, modifier ou supprimer un rôle
Un rôle sur mesure est utile quand les trois rôles fournis ne suffisent pas : par exemple un rôle qui permet de concevoir des Artefacts sans toucher aux process. Tout se passe dans l’onglet Roles, dont le tableau donne Role, Users (combien de personnes l’ont) et Permissions (combien il en contient). Les badges Built-in et Default signalent les rôles fournis et le rôle donné aux nouveaux utilisateurs.
| Je veux… | Je fais |
|---|---|
| Créer un rôle | Cliquez sur New role. Dans la fenêtre New role, saisissez un Name (1 à 100 caractères, différent de celui des autres rôles), cochez les permissions voulues dans chaque groupe, puis cliquez sur Create role. Message : Role created. |
| Modifier un rôle | Cliquez sur Edit, changez les cases (et le nom, sauf pour un rôle Built-in), puis Save. Message : Role saved. |
| Supprimer un rôle | Cliquez sur Delete et confirmez dans la fenêtre Delete role. Message : Role deleted. Impossible tant que des personnes ont encore ce rôle, et impossible pour un rôle Built-in. |
| Seulement consulter un rôle | Cliquez sur View : la fenêtre Role suivie du nom s’ouvre avec les cases cochées mais non modifiables, et le bouton Close. |
- Créer, modifier ou supprimer un rôle demande la permission Manage roles. Sans elle, ou pour le rôle Administrator, vous ne pouvez que consulter, et le message You can view this page but you cannot change anything. s’affiche.
- Dans la fenêtre d’un rôle fourni, The name of a built-in role cannot be changed. vous rappelle que seul son nom est figé.
- Pour Administrator, The Administrator role always has every permission: it cannot be changed.
Les permissions, groupe par groupe
Dans la fenêtre d’un rôle, les permissions sont rangées en six groupes. Les permissions de consultation (View …) sont la base : les autres s’y ajoutent.
| Groupe | Permission | Ce qu’elle permet |
|---|---|---|
| Processes | View processes | Voir la liste, les détails et le contenu des process. |
| Create processes | Créer un nouveau process. | |
| Edit processes | Enregistrer et publier les process dont vous êtes propriétaire ou contributeur. | |
| Delete processes | Supprimer les process dont vous êtes propriétaire ou contributeur. | |
| Manage all processes and artifacts | Modifier et supprimer n’importe quel process ou Artefact, même sans en être propriétaire ou contributeur. | |
| Artifacts | View artifacts | Voir la liste, les détails et les templates des Artefacts. |
| Create artifacts | Créer un nouvel Artefact et téléverser des templates. | |
| Edit artifacts | Enregistrer et publier les Artefacts dont vous êtes propriétaire ou contributeur, et modifier leurs templates. | |
| Delete artifacts | Supprimer les Artefacts dont vous êtes propriétaire ou contributeur. | |
| Process instances | View process instances | Voir les instances de process, leurs tâches, leurs documents et leur activité. |
| Start process instances | Lancer une instance de process à partir d’un process publié. | |
| Delete process instances | Supprimer les instances de process que vous avez lancées. | |
| My tasks | View my tasks | Ouvrir la page My tasks et lire les tâches. |
| Work on tasks | Enregistrer une tâche, commenter, relire, envoyer des emails et des réunions, appeler des API, générer des documents, ajouter des pièces jointes. | |
| Create tasks et Delete tasks | Conservées pour plus tard : aucune action ne les demande pour le moment. | |
| Activity | View activity | Ouvrir la page Activity : ce que les autres ont fait sur vos tâches. |
| Users and roles | View users | Voir les utilisateurs de l’organisation et leurs rôles. |
| Manage users | Changer les rôles des utilisateurs. | |
| View roles | Voir les rôles et leurs permissions. | |
| Manage roles | Créer, modifier et supprimer des rôles. |
Propriétaire et contributeurs : la règle des process et Artefacts
Pour modifier ou supprimer un process ou un Artefact, la permission ne suffit pas : il faut aussi en être le propriétaire (la personne qui l’a créé) ou l’un de ses contributeurs (les personnes ou groupes ajoutés à sa création). Seule la permission Manage all processes and artifacts lève cette limite.
Les droits sur les process et sur les Artefacts sont séparés : une personne qui conçoit des Artefacts (Create artifacts, Edit artifacts…) ne peut pas modifier un process, et l’inverse est vrai, même si elle en est contributeur. ProcNest affiche alors un message du type « You do not have permission to do this. ».
Pour qu’une même personne conçoive les deux, donnez-lui les permissions des deux groupes Processes et Artifacts (c’est le cas du rôle User).
Pourquoi je ne peux pas… ?
| Constat | Explication et piste |
|---|---|
| Je ne vois pas Users and roles dans le menu Settings | Vous n’avez aucune des permissions View users, Manage users, View roles ou Manage roles. Demandez à un administrateur. |
| Un onglet (Users ou Roles) manque | Chaque onglet a ses permissions (View users / Manage users pour Users, View roles / Manage roles pour Roles). |
| Un écran affiche You do not have access to this page | Votre rôle ne permet pas de la consulter. Le bouton Go to an available page vous ramène vers une page autorisée. |
| Il manque le bouton New process ou New artifact | Il faut Create processes, ou Create artifacts. |
| Le crayon (modifier) ou la corbeille (supprimer) d’un process ou d’un Artefact manque | Soit il vous manque la permission (Edit / Delete du bon groupe), soit vous n’êtes ni propriétaire ni contributeur de cet élément. Demandez au propriétaire de vous ajouter comme contributeur, ou à un administrateur de vous donner Manage all processes and artifacts. |
| Dans l’éditeur, je ne trouve pas Save draft ni Publish | Vous pouvez lire ce process ou cet Artefact, mais pas le modifier (même raisons que ci-dessus). |
| Je ne peux pas lancer d’instance de process | Il faut Start process instances et aussi View processes, car le formulaire propose la liste des process. |
| Une tâche affiche You can read this task but you do not have the permission to change it. | Il vous manque Work on tasks : les boutons Save, Send, Generate, l’ajout de pièces jointes et les commentaires sont masqués ; la lecture et le téléchargement restent possibles. |
| Une action est refusée avec You do not have permission to do this. | Votre rôle ne le permet pas (ou, pour un process ou un Artefact, vous n’en êtes pas propriétaire ou contributeur). Contactez un administrateur de votre organisation. |
| J’ai changé le rôle d’une personne et rien ne bouge | Les droits s’appliquent tout de suite, mais ses menus ne sont à jour qu’après un rechargement de ProcNest. |
Les restrictions s’appliquent partout : même si une page était ouverte autrement, ProcNest refuserait l’action. Masquer les boutons n’est qu’une aide pour ne pas vous proposer ce que vous ne pouvez pas faire.