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Paramètres d'entreprise : des valeurs communes à tous

Un paramètre d'entreprise est une valeur définie une seule fois pour toute l'organisation : un taux de TVA, le nom de la société, une adresse de contact… Les process et les artefacts peuvent la reprendre comme une variable.

À quoi ça sert

• Chaque paramètre a un nom, un type (texte, nombre, e-mail, date, oui / non, choix unique ou multiple) et une valeur.
• Tout le monde peut consulter la page Enterprise parameters : une recherche par nom et des filtres par type aident à retrouver un paramètre.
• Seules les personnes qui en ont le droit peuvent créer, modifier ou supprimer un paramètre.

Créer, modifier, supprimer

1. Ouvrez le menu Settings, puis Enterprise parameters.
2. Cliquez sur New parameter, donnez un nom, choisissez le type et saisissez la valeur. Pour une liste, ajoutez les options et cochez celles qui sont choisies By default.
3. Utilisez le crayon pour modifier un paramètre et la corbeille pour le supprimer. Un nom ne peut servir qu'une fois.

Les utiliser

Dans le bloc de départ d'un process ou d'un artefact, onglet Variables, ajoutez une variable et choisissez la portée Application, puis le paramètre voulu. Sa copie garde le type et la valeur du paramètre : elle ne se modifie pas à la main. Elle s'utilise ensuite comme les autres variables, par exemple dans les conditions, les appels d'API ou le placeholder {{Nom}} d'un modèle de document.

Une instance de process démarre avec la valeur que son process a copiée : modifier un paramètre plus tard ne change pas les instances déjà lancées. Ces variables apparaissent dans la page de l’instance, onglet Parameters (en cliquant sur Overview).

Quand un paramètre change

• Dans le bloc de départ, la variable affiche l'étiquette Modified avec un bouton pour copier la valeur actuelle. Refresh all actualise toutes les variables d'un coup.
• Un point rouge apparaît aussi sur le bloc de départ du schéma tant qu'une copie n'est pas à jour.
• Quand vous enregistrez ou publiez, ProcNest vous demande si vous voulez Refresh and continue ou Continue without refreshing.
• Si le paramètre a été supprimé, la variable affiche Removed et garde sa dernière valeur.
• Dans une instance de process, l’onglet Parameters affiche aussi l’étiquette Modified. Les personnes qui peuvent travailler sur les tâches (Edit my tasks) copient la valeur actuelle avec le bouton d’actualisation. Si le type ou les options du paramètre ont changé, la copie n’est pas possible : lancez une nouvelle instance d’un process mis à jour.

Qui peut faire quoi

• Consulter : View enterprise parameters, donné par défaut à tous les rôles.
• Créer, modifier, supprimer : Create enterprise parameters, Edit enterprise parameters et Delete enterprise parameters, réservés par défaut aux administrateurs. Utilisateurs et rôles explique comment les donner.