Bienvenue dans le guide ProcNest
Ce guide vous apprend, sans jargon, à créer vos Artefacts et vos Process, à lancer des instances de process et à suivre le travail grâce aux pages Mes tâches et Activity. Comptez une quinzaine de minutes pour tout parcourir.
Les notions clés en une image
ProcNest repose sur cinq mots. Les deux premiers, Artefact et Process, se conçoivent une seule fois et se réutilisent à volonté : l’Artefact produit des documents, le Process sert de plan à chaque instance de process.
Artefact
Des documents produits automatiquement : il pose quelques questions, puis remplit votre modèle Word ou PowerPoint avec les réponses.
Process
Le plan type d’un travail qui se répète : les étapes, qui fait quoi, dans quel ordre et sous quels délais. Chaque lancement en fait une instance de process.
Instance de process
Une exécution réelle d’un process : « Intégration de Marie, 3 novembre ». Elle a des dates, des personnes et un statut.
Mes tâches
Votre liste de tâches : ce qu’on attend de vous, classé par échéance.
Activity
Le journal : les événements récents sur vos instances de process.
Un exemple fil rouge. Dans tout ce guide, nous prenons « l’intégration d’un nouveau collaborateur ». Un Artefact génère le contrat de travail ; un Process enchaîne création du compte, matériel, formation et accueil ; chaque arrivée devient une instance de process ; les services concernés voient leurs tâches dans Mes tâches.
Votre parcours en 7 étapes
Suivez les pages dans l’ordre la première fois ; vous pourrez ensuite y revenir comme à un mémo.
Créer un Artefact
Préparez un modèle de document et ses questions.
5 min → 2Créer un Process
Dessinez le flux d’étapes et publiez-le.
5 min → 3Utiliser un Artefact dans un Process
Faites générer vos documents par une étape.
3 min → 4Lancer une instance de process
Choisissez le process, la date de début et les participants.
3 min → 5Mes tâches et Activity
Suivez vos tâches et le journal.
4 min → 6Utilisateurs et rôles
Pour les administrateurs : donnez des rôles et réglez les permissions.
4 min → 7Paramètres d'entreprise
Des valeurs communes à toute l'entreprise, utilisables dans les process et les artefacts.
3 min → 8Variables calculées
Des variables dont la valeur vient d'une formule sur d'autres variables.
4 min → 9Personas
Les rôles de l'organisation (DSI, DRH…) auxquels on assigne des étapes.
3 min → 7Les campagnes
Lancez une instance de process pour chaque ligne d’un fichier ou d’un tableau.
4 min → 8Les routines
Lancez automatiquement une instance de process à intervalles réguliers.
3 min → 10Les hooks
Lancez une instance de process quand Azure DevOps crée un élément de travail.
5 min → 9Élément Azure DevOps
Créez un élément de travail dans Azure DevOps depuis une étape.
4 min →Se repérer dans l’application
Pour vous connecter, ouvrez l’application : sur l’écran Sign in, saisissez votre email puis cliquez sur Continue. ProcNest retrouve votre organisation et vous envoie vers la connexion Microsoft ; si plusieurs organisations utilisent votre email, vous choisissez la vôtre sur l’écran Choose your organization. Si aucune n’est trouvée, saisissez l’identifiant de votre organisation (donné par votre administrateur) dans Organization identifier.
Après connexion, tout se passe sous la barre d’onglets. Lancez l’animation pour faire le tour.
Bienvenue
Choisissez un onglet pour commencerMy tasks
3 assigned to you, sorted by due dateActivity
3 recent events, newest firstProcess instances
Follow the process instances you startedProcesses
Design the processes your process instances are built fromVotre compte : l’avatar en haut à droite
Cliquez sur votre avatar, en haut à droite de l’écran : un menu affiche votre nom et votre adresse email, puis propose trois actions.
- View account : ouvre la page de votre compte Microsoft dans un nouvel onglet.
- Sign in with a different account : vous renvoie vers l’écran de choix du compte pour vous connecter avec un autre compte.
- Sign out : ferme votre session ; vous devrez vous reconnecter pour revenir dans ProcNest.
En français, ces actions s’appellent Afficher le compte, Se connecter avec un autre compte et Se déconnecter.
Anglais et français : les libellés
ProcNest s’affiche en anglais ou en français : vous choisissez la langue dans le menu Settings, rubrique Language (ou avec le sélecteur de langue de l’écran de connexion). Ce guide cite les libellés anglais, écrits exactement comme à l’écran (New process, Save draft…) pour que vous les retrouviez facilement. Si votre écran est en français, il utilise les mots équivalents :
| Libellé de ce guide (anglais) | À l’écran en français |
|---|---|
| My tasks | Mes tâches |
| Activity | Activité |
| API call | Appel d'API |
| Process instances | Instances de process |
| Processes | Process |
| Artifacts | Artefacts |
| New process instance / New process / New artifact | Nouvelle instance de process / Nouveau process / Nouvel artefact |
| Process editor / Document editor | Éditeur de process / Éditeur de documents |
| Save draft / Publish | Enregistrer le brouillon / Publier |
| Save / Cancel / Edit | Enregistrer / Annuler / Modifier |
| View details / Overview / Version history | Voir les détails / Aperçu / Historique des versions |
| Delete / Delete process / Delete artifact / Delete process instance | Supprimer / Supprimer le process / Supprimer l’Artefact / Supprimer l’instance de process |
| Properties / Attachments / Outcomes | Propriétés / Pièces jointes / Résultats |
| Review / Generate | Relecture / Générer |
| Settings / Language | Paramètres / Langue |
| Users and roles / Users / Roles / Permissions | Utilisateurs et rôles / Utilisateurs / Rôles / Permissions |
| Edit roles / New role / Create role | Modifier les rôles / Nouveau rôle / Créer le rôle |
| Built-in / Default | Intégré / Par défaut |
| Campaigns / New campaign / Start the campaign | Campagnes / Nouvelle campagne / Lancer la campagne |
| Import a file / Add a row / Import the rows / Not imported | Importer un fichier / Ajouter une ligne / Importer les lignes / Non importé |
| View processes / Create artifacts / Edit artifacts / Delete processes | Consulter les process / Créer des artefacts / Modifier les artefacts / Supprimer des process |
| Manage all processes and artifacts | Gérer tous les process et artefacts |
| Start process instances / Work on tasks | Lancer des instances de process / Travailler sur les tâches |
Les textes que vous écrivez (noms de process, d’étapes, de variables, questions…) restent dans la langue où vous les avez saisis.
Glossaire
| Terme | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| Template | Votre fichier modèle (Word ou PowerPoint) contenant des zones à remplir, par exemple {{Nom}}. |
| Placeholder | Le nom d’une zone à remplir dans un template. Il s’écrit entre doubles accolades. |
| Publier | Rendre une version de votre Artefact ou de votre Process utilisable par les autres. Un process doit être publié pour être lancé. |
| Contributors | Les personnes autorisées à travailler sur un Process ou un Artefact (champ renseigné à sa création). |
| Phase, Email, Document, Meeting, Task, Milestone | Les types d’étapes d’un process. |
| Outcome | Une information à renseigner quand on termine une étape (par exemple « Contrat signé : Oui / Non »). |
| Équipe | Pour un compte personnel, un espace partagé : vous voyez les process et instances de process de toutes vos équipes. |
| Rôle (droits) | Un ensemble de permissions, avec un nom (Administrator, User, Viewer…), donné à des personnes. À ne pas confondre avec le rôle d’une personne dans une étape (Assigned, Reviewer…) (en savoir plus). |
| Permission | Une chose précise que l’on a le droit de faire (Edit processes, View my tasks…). Un rôle regroupe des permissions. |
| Rôle intégré (Built-in) | Un des trois rôles fournis avec ProcNest (Administrator, User, Viewer) : on ne peut ni le renommer ni le supprimer. |
Vocabulaire
| Mot | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| Process | Le plan type d’un travail qui se répète, dessiné dans l’éditeur. |
| Étape (step) | Un bloc du process : un email, une réunion, un document, un jalon… C’est ce que vous dessinez. |
| Instance de process | Un lancement réel d’un process : avec de vraies personnes, de vraies dates et un avancement. |
| Tâche | Ce qu’une personne doit faire dans une instance de process : chaque étape du process devient une tâche. Vous les retrouvez dans My tasks. |
| Participant | Une place à tenir dans un process (par exemple « le manager »), remplie par une vraie personne au lancement. |
| Variable | Une information que le process lit et renseigne (une date d’arrivée, un montant…). Elle sert aussi aux conditions et aux documents. |
| Condition | Un bloc Condition qui choisit le chemin à suivre selon la valeur des variables. |
| Artefact | Un ensemble réutilisable qui produit des documents : des templates, des questions et des variables. |
| Placeholder | Une zone à remplir dans un modèle de document, écrite {{Nom}}. |
| Pièce jointe | Un fichier rattaché à une étape (puis à la tâche) : fichier déposé, document généré ou document d’une autre tâche (Attachments). |
| My tasks | La page qui liste vos tâches, la plus urgente en premier. |
| Activity | Le journal de ce que les autres ont fait sur vos instances de process. |
| Appel d'API | Un appel REST, SOAP ou GraphQL défini sur une étape Task, que la personne qui fait la tâche peut lancer ; les valeurs de la réponse vont dans des variables (en savoir plus). |
| Étape Azure DevOps | Une étape qui crée un élément de travail (élément du backlog, bug, tâche...) dans Azure DevOps quand la personne qui fait la tâche clique sur Create the item ; son numéro et son adresse vont dans des variables. |