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Lancer un process à intervalles réguliers : les routines

Une routine lance automatiquement une instance de process, encore et encore, selon un calendrier : chaque lundi, chaque mois, tous les 3 jours… Exemple : le rapport mensuel, lancé le 1^er de chaque mois sans que personne n’y pense.

À quoi sert une routine ?

• Vous choisissez un process publié, qui joue ce qui doit être fait, et un calendrier.
• À chaque échéance, ProcNest lance une instance de process à votre nom, avec les mêmes personnes et les mêmes valeurs que celles que vous avez choisies. Elle s’appelle « nom de la routine (date) », par exemple Rapport mensuel (2031-02-01).
• Les instances lancées sont des instances comme les autres : elles apparaissent dans Process instances et leurs tâches dans My tasks.

1. Créer une routine

1. Cliquez sur New routine

   Dans l’onglet Routines. Le bouton n’apparaît que si vous pouvez gérer des routines et voir les process.

2. Details et Process

   Donnez un Name (obligatoire) puis choisissez le process publié. Le nom du process est proposé s’il est vide. Choisissez qui joue chaque participant et les valeurs des variables : ces choix sont repris à chaque lancement.

3. Schedule

   Réglez Repeat (chaque jour, semaine, mois ou année), Every (un nombre de 1 à 100 : « tous les 2 mois ») et First run (la date et l’heure du premier lancement).

4. End

   Choisissez quand la routine s’arrête : Never, On a date (le dernier jour compris) ou After a number of runs (de 1 à 1000).

5. Cliquez sur Save

   ProcNest annonce la date du premier lancement. Si une information manque ou n’est pas valable, rien n’est enregistré et les champs concernés sont marqués en rouge.

Les heures sont affichées dans votre fuseau horaire. Si le premier lancement est dans le passé, la routine démarre dès son enregistrement.

2. Suivre et gérer vos routines

La page Routines liste vos routines : leur calendrier, leur process, leur état (Active, Paused ou Completed), le prochain lancement, le dernier lancement et le nombre de lancements. La recherche filtre par nom de routine ou de process.

• Pause / Resume : une routine en pause ne lance rien. À la reprise, elle attend la prochaine échéance à venir : les échéances manquées pendant la pause ne sont pas rattrapées.
• Edit : changez le nom et le calendrier. Le process d’une routine ne se change pas : créez une autre routine pour un autre process. Une routine Completed à laquelle vous donnez une fin plus lointaine repart.
• Delete : supprime la routine. Les instances de process déjà lancées sont conservées.
• Le bouton Open the last process instance ouvre la dernière instance lancée.

À savoir

• Si ProcNest n’a pas pu fonctionner pendant plusieurs échéances, il lance une seule instance de process à son retour, puis reprend le calendrier normal. Les échéances manquées comptent dans le nombre de lancements.
• Un mois plus court ne décale pas le calendrier : une routine mensuelle commencée un 31 se lance le 28 (ou 29) février, puis de nouveau le 31 mars.
• Si un lancement échoue (par exemple parce que le process a été supprimé), la page l’indique sur la routine : Le dernier lancement a échoué. Les échéances suivantes sont tentées normalement.
• Une instance de process lancée par une routine appartient à la personne qui a créé la routine et à son équipe.

Permissions

• Voir la page Routines : View routines. Chacun ne voit que ses routines.
• Créer, modifier, mettre en pause et supprimer : Manage routines (et View processes pour choisir le process). Utilisateurs et rôles explique comment les obtenir.